Les déplacements professionnels sont indissociables de la vie d'une entreprise afin de développer et de pérenniser son activité. Qu'ils concernent les dirigeants ou les collaborateurs, ils représentent des coûts. S'ils sont clairement justifiés, ils peuvent faire l'objet d'un remboursement et d'une déduction. Dans le cas où vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de votre activité professionnelle, il est possible de vous faire rembourser les frais kilométriques correspondants.
Le principe des frais kilométriques en entreprise
Les frais kilométriques regroupent les dépenses qu'un dirigeant d'entreprise ou qu'un collaborateur engage quand il utilise son véhicule personnel pour effectuer ses missions professionnelles. Afin de compenser les coûts y afférents, l'entreprise a recours au système des indemnités kilométriques. En d'autres termes, il s'agit de lui verser un montant en contrepartie de l'utilisation de son véhicule. Ce dernier peut être une automobile, une moto, un scooter, un cyclomoteur, un vélomoteur, etc.
Le versement des indemnités kilométriques au titre de compensation intervient donc uniquement en cas d'utilisation d'un véhicule personnel pour l'accomplissement d'une activité professionnelle. De ce fait, si vous prenez un véhicule immatriculé au nom de l'entreprise, vous ne pouvez pas y prétendre. De même, les trajets entre le domicile personnel et le lieu de travail ne sont indemnisés que dans des conditions particulières. Seuls les déplacements pour les rendez-vous clients et les missions sont pris en compte.
Des barèmes tenant compte de différents types de frais
Les frais kilométriques ne concernent que les dirigeants et les collaborateurs d'une entreprise. À cet effet, sont exclus du dispositif les associés qui n'occupent pas de fonction dans l'organisation et les prestataires externes. Néanmoins, pour bénéficier d'indemnités kilométriques, il est nécessaire d'apporter les preuves de l'utilisation de votre véhicule personnel pour la réalisation de votre activité professionnelle. Plusieurs justificatifs sont admis : ordres de mission, frais annexes, planning de tournée, etc.
- Pour rappel, tous les frais relatifs à l'utilisation d'un véhicule personnel ne sont pas pris en considération pour le remboursement suivant les barèmes des indemnités kilométriques. Seuls des frais spécifiques sont acceptés :
- Les coûts d'entretien courant et de réparation
- Les dépenses d'achat de pneumatiques
- L'amortissement du véhicule
- La consommation de carburant
- Les primes d'assurance.
Le barème n'intègre donc pas par exemple les frais de péage, les frais de stationnement, les intérêts d'emprunt, etc.
Les cas particuliers pour les trajets domicile-travail
Les coûts engagés dans le cadre des trajets domicile-travail peuvent être considérés comme des frais kilométriques dans deux cas. Si le domicile se trouve à moins de 40 km du lieu de travail, l'ensemble du kilométrage est couvert. Si le domicile est à plus de 40 km, le kilométrage pouvant être déclaré est plafonné à 40 km. Il tient compte du kilométrage total en cas de circonstances particulières : situation sociale, situation familiale, etc.
Le remboursement des frais kilométriques représente une obligation légale pour une entreprise. Il se fait de deux manières. La première est déterminée sur une base forfaitaire, tandis que la seconde est remboursée au réel. Pour information, si l'entreprise participe déjà à hauteur de 50 % des coûts d'abonnement de transport en commun, le remboursement des frais kilométriques est soumis à des conditions et reste à la discrétion du dirigeant.